Actividad 12.- Combinar correspondencia
Combinar correspondencia
nos permite agregar informaion situada en otro sitio. Asi podemos tener como el formato de un documento que se desea en ocaciones seguidos, como un tipo de "plantila".
Por ejemplo al escribir algun comunicado que se desee enviar a diferentes personas con aklgunos distinto datos. (nombres, o referencias) podemos generar distinastos comunicados ("enlazados" a una base de datos) Lo cual hara que cada carta que deseamos enviar se personalizara con dichos datos.
Conceptos previos.
-Documento principal:
Es el documento "base" el cual estara diseñado para la generacion de los demas.
-Origen de datos:
Como se menciono en el ejemplo, se necesita una base de datos de donde provendran los datos que se utilzaran. Se requiere usar, una base de datos enlistada en Excel , o una lista de direcciones en Outlook, etc.
Crear el documento principal.
Cuando ya tienes el documento fijo, en el menu "iniciar" se selecciona la opcion CORRESPONDENCIA y en el cuadro de dialogo que aparecce, se da clic en la opcion "apso a paso por el asistente" , para que asi se guie hacia como establecerlo como documento principal.
En la opcion CORRESPONDENCIA se observa la selecion de tipo de documentos ese es el paso 1
en el paso 2 es en el que establece el documento fijo, se observan 3 opciones.
En el paso 3 se selecciona el origen de los datos que va a usar
utilizar una lista existente
se observa la opcion examinar, la cual nos permite buscar un documento que contenga los datos.
seleccionar de los contactos de Outlook
Este nos permite "elegir" una carpeta de contactos. ( en outlook)
escribir una lista nueva
Este se refiere a la opcion "crear", al hacer clic se abre un cuadro que contiene una especie de tabla donde se introducen los datos.
el paso 4 se redacta el documento abierto el texto fijo de nuestra carta y añadimos lo campos de combinacion. Cuando esta terminado en el paso 5 se examinan la cartas tal como se escribiran con los valores concretos del origen de datos.
y para imprmir las cartas solo se da clic en "imprimir"
La pestaña correspondencia
para utilizar nuestro documento en nuevas cartas podemos ir a la pestaña correspondencia en la cual se observan las opciones:
editar lista de distinatario
permite abrir el cuadro de dialogo de ¨¨destinatarios¨ la cual nor permite hace cambios que necesitemos
bloque de direcciones
permite insertar en la posicion del cursor un bloque de direcciones tal como vivimos con el asistente
linea de saludo
permite insertar en la posicion del cursos un linea de saludos tal como se observa en el asistente.
insertar campo combinado
permite insertar en la posiciion del cursor un campo de origen de datos.
resaltar campos de combinacion
los datos se resaltan si activamos esta opcion
asignar campos
permite asignar campos
distribuir etiquetas
permite distribuir etiquetas
Insertar campos de combinacion
esto nos permite añadir campos los cuales se iran personalizando conforme el documento-
Desplazarse por los registros
permite visualizar datos que ya han sido registrados
Buscar un registro
se da clic en buscar destinatario para utilizar conjunto de datos ya en el registrp
Filtrar destinatarios
permite el uso de destinatarios de alguna caracteristica o catalogados, especiales
Ordenar destinatarios
esto nos permite ordernar los destinatarios segun la caracteristica que queramos
Combinar al imprimir
permite enviar a la impresora el resultado de la combinacion
Combinar en correo electronico
nos permite envia el resultado de la combinacion, cada carta, al correo electronico donde se añade a quien se dirige y con que asunto
nos permite agregar informaion situada en otro sitio. Asi podemos tener como el formato de un documento que se desea en ocaciones seguidos, como un tipo de "plantila".
Por ejemplo al escribir algun comunicado que se desee enviar a diferentes personas con aklgunos distinto datos. (nombres, o referencias) podemos generar distinastos comunicados ("enlazados" a una base de datos) Lo cual hara que cada carta que deseamos enviar se personalizara con dichos datos.
Conceptos previos.
-Documento principal:
Es el documento "base" el cual estara diseñado para la generacion de los demas.
-Origen de datos:
Como se menciono en el ejemplo, se necesita una base de datos de donde provendran los datos que se utilzaran. Se requiere usar, una base de datos enlistada en Excel , o una lista de direcciones en Outlook, etc.
Crear el documento principal.
Cuando ya tienes el documento fijo, en el menu "iniciar" se selecciona la opcion CORRESPONDENCIA y en el cuadro de dialogo que aparecce, se da clic en la opcion "apso a paso por el asistente" , para que asi se guie hacia como establecerlo como documento principal.
En la opcion CORRESPONDENCIA se observa la selecion de tipo de documentos ese es el paso 1
en el paso 2 es en el que establece el documento fijo, se observan 3 opciones.
En el paso 3 se selecciona el origen de los datos que va a usar
utilizar una lista existente
se observa la opcion examinar, la cual nos permite buscar un documento que contenga los datos.
seleccionar de los contactos de Outlook
Este nos permite "elegir" una carpeta de contactos. ( en outlook)
escribir una lista nueva
Este se refiere a la opcion "crear", al hacer clic se abre un cuadro que contiene una especie de tabla donde se introducen los datos.
el paso 4 se redacta el documento abierto el texto fijo de nuestra carta y añadimos lo campos de combinacion. Cuando esta terminado en el paso 5 se examinan la cartas tal como se escribiran con los valores concretos del origen de datos.
y para imprmir las cartas solo se da clic en "imprimir"
La pestaña correspondencia
para utilizar nuestro documento en nuevas cartas podemos ir a la pestaña correspondencia en la cual se observan las opciones:
editar lista de distinatario
permite abrir el cuadro de dialogo de ¨¨destinatarios¨ la cual nor permite hace cambios que necesitemos
bloque de direcciones
permite insertar en la posicion del cursor un bloque de direcciones tal como vivimos con el asistente
linea de saludo
permite insertar en la posicion del cursos un linea de saludos tal como se observa en el asistente.
insertar campo combinado
permite insertar en la posiciion del cursor un campo de origen de datos.
resaltar campos de combinacion
los datos se resaltan si activamos esta opcion
asignar campos
permite asignar campos
distribuir etiquetas
permite distribuir etiquetas
Insertar campos de combinacion
esto nos permite añadir campos los cuales se iran personalizando conforme el documento-
Desplazarse por los registros
permite visualizar datos que ya han sido registrados
Buscar un registro
se da clic en buscar destinatario para utilizar conjunto de datos ya en el registrp
Filtrar destinatarios
permite el uso de destinatarios de alguna caracteristica o catalogados, especiales
Ordenar destinatarios
esto nos permite ordernar los destinatarios segun la caracteristica que queramos
Combinar al imprimir
permite enviar a la impresora el resultado de la combinacion
Combinar en correo electronico
nos permite envia el resultado de la combinacion, cada carta, al correo electronico donde se añade a quien se dirige y con que asunto
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